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REGULAMENTO GERAL DE PROTE��O DE DADOS

Com a entrada em vigor do Regulamento Geral de Prote��o de Dados (RGPD), a gest�o e prote��o de dados pessoais passar� a ser uma prioridade para todas as empresas que atuem na Uni�o Europeia.
A Jo�o Manuel Mour�o da Costa , adiante designada soos, � uma empresa de web hosting e desenvolvimento de software. Al�m dos servi�os que fornece,� cujo servi�o � fornecido online.
No que ao RGPD diz respeito, e pela tipologia de servi�os por n�s prestados, importa salientar os pap�is e responsabilidades associados � SOOS no que se refere � prote��o de dados pessoais:
� Controlador (Data controller) enquanto respons�vel pelo controlo de todos os dados que recolhe dos seus clientes, para presta��o dos servi�os contratados e respetivo suporte;
� Processador (Data processor) enquanto provedor de alojamento web, prestador de servi�o online, registo de dom�nios ou venda de certificados SSL.
Aqui encontrar� as principais medidas e procedimentos associados � implementa��o do regulamento por parte da SOOS, no que se refere � prote��o de dados pessoais dos seus clientes.
Al�m das informa��es aqui constantes, deve tamb�m ter em conta a nossa Pol�tica de Privacidade e Prote��o de Dados, assim como os Termos e Condi��es de Servi�o.
1. DADOS PESSOAIS
1.1. Recolha, fim de tratamento e consentimento
A SOOS garante que o consentimento da recolha de dados, no ato do preenchimento da ficha de cliente ou de formul�rios de contacto, � obtido de forma ativa e consciente.
Fora o consentimento, o tratamento, por ser indispens�vel � presta��o de um servi�o ou venda de um produto, pode afigurar-se como necess�rio e a esta necessidade ser� intr�nseca a necessidade de tratamento de dados e execu��o de um contrato, acordo, proposta ou outro documento oficial ou com for�a legal.
Todos os dados recolhidos e tratados pela SOOS encontram o seu fundamento na subscri��o dos servi�os por cl�usulas contratuais gerais, e assim, na necessidade intr�nseca � sua presta��o.
Fora estas a SOOS n�o recolhe ou trata quaisquer outros dados, e todos os que lhe possam ser facultados pelo titular de forma volunt�ria e discricion�ria ser�o ignorados e exclu�dos de tratamento.
O consentimento de tratamento de dados pessoais para fins alheios �s cl�usulas contratuais dos termos e condi��es de servi�o � expressa e separadamente solicitado aquando da recolha do preenchimento da ficha de cliente e/ou outros meios de recolha de dados.
Enquanto provedor de alojamento web, todos os dados armazenados nos nossos servidores foram recebidos com base na contrata��o do referido servi�o e assim prevalecem enquanto o servi�o/contrato prevalecer. Fora este tempo fica a obriga��o residual, tamb�m advinda do pr�prio contrato, de manter, durante os tempos definidos os backups dos conte�dos anteriormente alojados. O mesmo se aplica ao servi�o de fatura��o online UEBBILL.
1.2. Direito de acesso
A SOOS permite o acesso aos dados pessoais por parte do seu titular atrav�s da sua �rea de cliente reservada, onde pode tamb�m alter�-los garantindo a corre��o dos mesmos.
Exclui-se o acesso de dados ou altera��o dos mesmos quando:
� Acesso e/ou altera��o de dados solicitada por outras vias que n�o a �rea de cliente;
� Quando n�o haja acesso ao email autorizado, ou outro indicado com as mesmas permiss�es. Pode criar outros emails autorizados com as mesmas permiss�es na sua �rea de cliente.
Caso o cliente n�o tenha acesso, por nenhuma forma, ao email autorizado ou outro com as mesmas permiss�es, poder� solicitar altera��o de email autorizado atrav�s de preenchimento de formul�rio com dados de identifica��o que ter�o que ser atestados por meio legal. Mediante a aceita��o deste formul�rio a SOOS far� a altera��o dos dados em conformidade com o solicitado.
Neste caso, embora sejamos for�ados a manter o formul�rio como evid�ncia do pedido de altera��o, este ser� armazenado e com acesso restrito e justificado.
1.3. Direito � portabilidade
O titular dos dados poder� solicitar � SOOS uma c�pia dos seus dados em formato de uso comum. Este pedido dever� ser solicitado por email autorizado para rgpd@ soos.info No caso de n�o ter acesso ao email autorizado prevalecem as regras mencionadas no ponto 1.2.
Enquanto provedor de alojamento web e n�o conhecendo os dados pessoais que processa, a SOOS limita-se a permitir o acesso aos seus clientes para que possam migrar os conte�dos alojados nos seus servidores para qualquer outro provedor de servi�os ou, para um dispositivo de armazenamento a ser disponibilizado por este.
1.4. Direito ao esquecimento
O titular dos dados pessoais ter� o direito de ver os seus dados eliminados e interrompido o seu tratamento quando:
� O prop�sito para o qual os dados foram recolhidos deixe de existir, e os dados em si deixem de ser necess�rios para nenhum fim que lhe seja conhecido ou transmitido;
� Quando n�o existe consentimento do titular independentemente do fim;
� Quando n�o exista sustenta��o legal para tal;
� Em qualquer caso em que os dados sejam tratados em viola��o do RGPD.
A SOOS poder� negar-se � elimina��o ou altera��o dos dados, quando estes correspondam a obriga��es contratuais e em defesa dos seus interesses leg�timos, bem como o cumprimento da lei, nomeadamente a lei fiscal. No entanto, a SOOS restringir� o acesso e tratamento desses mesmos dados como forma de preserv�-los como evid�ncia. Estes dados ser�o armazenados, n�o tratados, e apenas com acesso restrito e justificado.
Al�m dos titulares dos dados que exer�am o seu direito ao esquecimento, tamb�m todos aqueles que apresentam mais de 1 ano de inatividade passar�o automaticamente a ser armazenados em conformidade.
Enquanto provedor de alojamento web e apesar de n�o ser responsabilidade direta da SOOS garantir ao titular dos dados que o seu direito ao esquecimento � levado a cabo, no que concerne aos dados alojados nos seus servidores, a l�cita limita��o ao esquecimento est� intrinsecamente ligada ao tempo obrigat�rio de reten��o de backups.
N�o poder� ainda a SOOS apagar qualquer dado quando n�o haja ordem expressa do controlador ou da autoridade judici�ria com poderes para o ato.
1.5. Pseudonimiza��o e anonimiza��o
A SOOS utiliza pseudonimiza��o e anonimiza��o n�o sendo autorizado ao normal operador o acesso a dados pessoais, exceto e-mail autorizado para identifica��o do cliente.
A We Provide, como fornecedora de softwares de gest�o e fatura��o, encontra-se neste momento e implementar sistema de anonimiza��o, permitindo a restri��o de acesso a dados pessoais a utilizadores n�o autorizados.
1.6. Cria��o de perfil
Na SOOS n�o h� tratamento automatizado, incluindo a defini��o de perfis que produzam decis�es com efeitos jur�dicos.
1.7. Privacy by design, privacy by default e Data Minimization
� obriga��o no �mbito do RGPD garantir a privacidade e prote��o dos dados pessoais desde a conce��o (de produto ou servi�o) e durante todo o tempo em que se processe ou controle dados pessoais, levando � minimiza��o da exposi��o de risco.
A SOOS cumpre com os requisitos inerentes ao que se entende por privacy by design e by default, usando os meios de seguran�a adaptados, com certificados de seguran�a e pseudonimiza��o desde a subscri��o de servi�o, encripta��o de dados, firewall, antiv�rus & Antimalware, acessos autenticados por VPN controlados e restritos assim como uma ferramenta de Data Control.
1.8. Seguran�a de Dados de Pagamento
Alguns dos modos de pagamento disponibilizados pela SOOS s�o processados por terceiros.
Quando o Cliente seleciona pagamento por Paypal, a SOOS passa a solicita��o para o website da Paypal onde a transa��o ocorre. Portanto, os dados de pagamento n�o s�o armazenados nos nossos sistemas.
A Paypal efetua transa��es financeiras online em milhares de empresas em todo o mundo e est� em conformidade com os padr�es PCI-DSS para armazenamento e tratamento de informa��es de pagamento.
2. REGISTO DE DOM�NIOS � POL�TICA DE WHOIS
A propriedade de um dom�nio � identificada publicamente pelo WHOIS, com dados pessoais como nome, morada, contacto telef�nico e email.
Para todos os dom�nios registados em nome individual ativaremos por defeito o WHOIS privado. Os seus dados pessoais apenas ser�o disponibilizados no WHOIS caso seja do seu interesse e mediante consentimento expresso atrav�s de um documento dispon�vel para download na nossa �rea de cliente. A solicita��o de WHOIS p�blico dever� ser efetuada atrav�s do contacto rgpd@ soos.info
Relembramos que mesmo com WHOIS privado a titularidade do dom�nio estar� salvaguardada, no entanto, os seus dados pessoais n�o s�o disponibilizados publicamente nos motores de pesquisa de WHOIS, ou ser�o substitu�dos por dados fict�cios.
Os dados pessoais recolhidos para efeitos de registo de dom�nios s�o cedidos � entidade registrar competente. Em todos os casos, ser�o solicitadas informa��es relacionadas com o cumprimento com o RGPD, para que possamos garantir que os dados dos nossos clientes est�o devidamente protegidos.
3. MEDIDAS DE SEGURAN�A
3.1. Rede empresarial interna
Todos os nossos servi�os s�o geridos atrav�s da nossa rede empresarial interna que disp�e de medidas de seguran�a apropriadas para garantir a prote��o de dados dos nossos clientes, assim como a seguran�a de gest�o da nossa infraestrutura:
� Software antiv�rus em todos os equipamentos internos, que disponibiliza prote��o contra malware;
� Rede wi-fi empresarial protegida por password n�o cedida a visitantes;
� Backups di�rios de bases de dados de clientes;
� Encripta��o de equipamentos internos;
� SIEMFeeder em todos equipamentos (Security information and event management)
3.2. Websites
As comunica��es efetuadas atrav�s dos websites geridos pela SOOS s�o efetuadas por TLS/SSL (HTTPS), garantindo a encripta��o da comunica��o entre o seu browser e os nossos servidores.
3.3. Infraestrutura e rede de servidores
3.3.1. Seguran�a F�sica
O nosso Datacenter localiza-se num dos maiores e mais conceituados provedores de Datacenter em Portugal. Todos os recursos do provedor s�o aproveitados para proteger a nossa infraestrutura contra amea�as ou impactos f�sicos. O datacenter possui controlo de acessos e vigil�ncia local e remota 24�7 para proteger contra entrada n�o autorizada. Os controlos de seguran�a fornecidos pelas nossas instala��es de datacenter incluem, mas n�o est�o limitados:
� Servi�o de seguran�a f�sica 24�7;
� Sistema de controlo de acessos a pessoas autorizadas;
� Controlo de acessos por cart�o e autentica��o biom�trica;
� Sistema de v�deo vigil�ncia;
� Estrutura antiss�smica;
� Infraestrutura autom�tica de dete��o e combate a inc�ndios;
� Sistema AVAC (controlo de temperatura e humidade);
� Portas blindadas e anti-fogo;
� Energia el�trica protegida por UPS e geradores;
O Datacenter � ainda certificado pela ISO9001 e ISO27001.
3.3.2. Seguran�a de Infraestrutura
O acesso � gest�o de infraestrutura � efetuado por sistemas de autentica��o multi-factor (2FA).
O acesso aos nossos equipamentos � baseado em pol�ticas de grupo sendo que � atribu�do apenas o acesso estritamente necess�rio para a interven��o do equipamento.
Consideramos qualquer sistema que armazene os dados dos nossos clientes como sistemas altamente sens�veis. Como tal, o acesso a estes sistemas � extremamente limitado e monitorizado.
Os discos r�gidos e infraestrutura s�o apagados com seguran�a antes de serem desativados ou reutilizados para garantir a completa seguran�a dos seus dados.
3.3.3. Registo de Logs
Os nossos sistemas de seguran�a e monitoriza��o efetuam o registo de logs para permitir a monitoriza��o de desempenho e seguran�a. O registo inclui a��es do sistema, bem como os logins e comandos emitidos pelos nossos administradores de sistemas.
3.3.4. Monitoriza��o de Seguran�a
Toda a infraestrutura da SOOS � controlada 24x7x365 por uma equipa t�cnica certificada e altamente especializada. A nossa infraestrutura encontra-se integrada num sistema de monitoriza��o e alarm�stica permanente que controla todo o equipamento f�sico, sistemas, plataformas e servi�os.
A nossa equipa t�cnica recorre a processos de monitoriza��o e an�lise para identificar atividades potencialmente maliciosas na nossa infraestrutura. Os comportamentos do utilizador e dos sistemas s�o monitorizados no sentido de identificar atividades suspeitas, e as investiga��es s�o realizadas seguindo os procedimentos de resposta a incidentes.
N�o obstante as medidas de seguran�a implementadas, ressalvamos o facto de a SOOS n�o se responsabilizar pela perda de dados de acesso a servi�os de alojamento ou e-mails, que possam ter como consequ�ncia o acesso a dados e ou informa��o por pessoas n�o autorizadas. A garantia de prote��o dos dados de acesso aos servi�os s�o da responsabilidade do cliente de acordo com termos e condi��es contratuais. �, no entanto, pr�tica da SOOS a monitoriza��o e comunica��o ao Cliente de poss�veis contas de email ou websites que possam ter sido comprometidos ou apresentem atividade suspeita.
3.3.5. Backups e Snapshots.
A We Provide faz backups di�rios em servidores remotos de forma a evitar cat�strofes. Estes backups, assim como toda a rede de gest�o de infraestrutura s�o geridos por redes internas e isoladas, n�o passando este tr�fego pela internet. Estes backups s�o alojados em servidores isolados e totalmente encriptados.
4. FUGAS DE INFORMA��O E FALHAS DE SEGURAN�A � DATA BREACHES
A viola��o de dados pessoais � definida no RGPD como �uma viola��o de seguran�a que leva � destrui��o acidental ou ilegal, perda, altera��o, divulga��o n�o autorizada ou acesso a dados pessoais transmitidos, armazenados, ou processados de outra forma�.
Viola��es de dados pessoais podem ser divididos em tr�s tipos, sendo que uma s� viola��o de dados pode envolver, uma, duas ou at� as tr�s categorias, a saber:
� Viola��o de confidencialidade, quando haja divulga��o ou acesso n�o autorizado ou acidental a dados pessoais;
� Viola��o de disponibilidade, quando houve uma perda de acesso ou destrui��o de dados pessoais;
� Viola��o de integridade, quando haja altera��o n�o autorizada ou acidental de dados pessoais.
Com o RGPD mais que responsabilidade por evitar que as viola��es de seguran�a aconte�am, passa ainda a existir a obriga��o legal de verificar a gravidade da viola��o e notificar a autoridade supervisora. A comunica��o � entidade supervisora e envio de relat�rio dever� ser efetuada no m�ximo de 72 horas ap�s tomada de conhecimento da viola��o de dados.
S�o exclu�dos da necessidade de comunica��o as viola��es dos dados pessoais que n�o sejam suscet�veis de resultar num risco para os direitos e liberdades dos indiv�duos tendo um efeito prejudicial significativo sobre os indiv�duos afetados.
Tamb�m o titular deve ser notificado em linguagem clara e simples com explica��o concreta da ocorr�ncia. Exclui-se da obriga��o de notifica��o do titular quando as medidas de prote��o t�cnicas e organizacionais aplicadas tornem os dados pessoais intelig�veis a qualquer pessoa n�o autorizada a aceder-lhes, como a pseudonimiza��o ou anonimiza��o, ou caso tome medidas subsequentes que afastem o risco de afeta��o os direitos e liberdades dos titulares dos dados.
A SOOS preocupa-se com os dados pessoais dos seus clientes e tenta ao m�ximo implementar medidas t�cnicas e organizacionais que evitem a fuga de informa��o e viola��o de dados pessoais.
Em todo o caso, est�o a ser adotados procedimentos de comunica��o para garantir uma eficaz comunica��o � entidade supervisora e notifica��o ao titular dos dados, assim como a implementa��o de medidas preventivas para evitar esta necessidade.
Antes de qualquer tipo de comunica��o e notifica��o, a SOOS efetuar� uma an�lise de risco minuciosa do incidente, agindo em conformidade. A SOOS agir� com transpar�ncia em poss�veis incidentes, mas sem despoletar alarmes ou inseguran�a que n�o s�o reflexo do risco real.
5. DIVULGA��O RESPONS�VEL DE VULNERABILIDADE
O nosso objetivo � manter a nossa infraestrutura e sistemas seguros para todos. Trabalhamos diariamente na identifica��o de novas solu��es e implementa��o de melhorias na nossa infraestrutura. Se detetou alguma vulnerabilidade de seguran�a agradecemos a sua ajuda e a divulga��o da mesma de forma respons�vel. Divulgar publicamente uma vulnerabilidade pode colocar toda a nossa infraestrutura em risco.
Se detetou alguma vulnerabilidade agradecemos que contacte a nossa equipa t�cnica e envie os detalhes da mesma atrav�s de ticket de suporte.
Trabalharemos ativamente consigo para avaliar e entender o �mbito do problema e identificar as solu��es e medidas necess�rias � sua corre��o.
As vulnerabilidades submetidas ser�o analisadas, triadas e em seguida avaliadas em detalhe para determinar o n�vel de risco. As vulnerabilidades de seguran�a s�o tratadas com a m�xima import�ncia para garantir a seguran�a dos seus dados pessoais e a seguran�a do nosso servi�o.
6. OUTRAS QUEST�ES
Se tem qualquer outra quest�o ou d�vida relacionada com seguran�a dos seus dados pessoais ou dos dados que aloja na nossa infraestrutrua, encontramo-nos ao inteiro dispor para esclarecimento. Poder� abrir ticket aqui (departamento RGPD) ou enviar-nos um email para rgpd@clientes.soos.pt.
7. Atualiza��es
A SOOS, na perspetiva de melhoria cont�nua, reserva-se o direito de, a qualquer altura, proceder a reajustamentos ou altera��es �s medidas e procedimentos de seguran�a e prote��o de dados pessoais aqui constantes.
Entidade respons�vel pelo tratamento de dados

Jo�o Manuel Mour�o da Costa
Lugar do A�ude n 31 Vila Verde da Raia
5400-805 Chaves � Portugal
rgpd@ soos.info

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